據(jù)中央廣播電視總臺(tái)中國(guó)之聲《新聞超鏈接》報(bào)道，當(dāng)?shù)貢r(shí)間9月1日，PowerPoint的發(fā)明者丹尼斯·奧斯汀在美國(guó)加利福尼亞州洛斯阿爾托斯的家中去世。
PowerPoint有一個(gè)家喻戶曉的縮寫(xiě)詞：PPT。無(wú)論是學(xué)校課堂授課，還是企業(yè)新品發(fā)布，隨處可見(jiàn)PPT的蹤影。作為微軟辦公工具套件的重要組成部分，全球用戶現(xiàn)在每天使用PowerPoint創(chuàng)建超過(guò)3000萬(wàn)份演示文稿。
PPT是如何產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的？如何評(píng)價(jià)一份PPT做得好與不好？為什么用Word沒(méi)法替代PPT？
人人都能制作幻燈片
數(shù)碼評(píng)論員黃浩介紹，PowerPoint這一產(chǎn)品最早并不出現(xiàn)在Windows系統(tǒng)中，而是在蘋(píng)果的Mac系統(tǒng)中出現(xiàn)。1987年，微軟公司以1400萬(wàn)美元收購(gòu)了PowerPoint，盡管當(dāng)時(shí)還存在著究竟圖形化界面還是字符化界面是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的爭(zhēng)議，但事實(shí)證明微軟的這筆收購(gòu)是非常成功的商業(yè)舉動(dòng)，為后來(lái)圖文處理和表格領(lǐng)域商業(yè)空間的獲得提供了機(jī)遇，以至于無(wú)論是微軟的Office，還是國(guó)內(nèi)的WPS或蘋(píng)果的套件，都是雷打不動(dòng)的辦公三件套。毫無(wú)疑問(wèn)，蘋(píng)果的Keynote、WPS的演示文稿，其用法和操作邏輯都來(lái)源于當(dāng)年P(guān)owerPoint對(duì)整個(gè)行業(yè)用戶習(xí)慣帶來(lái)的延展。
在PowerPoint剛出現(xiàn)時(shí)，制作幻燈片是一項(xiàng)勞動(dòng)密集型任務(wù)，需要手工繪制膠片插在幻燈機(jī)上，絕大部分時(shí)間不是花在創(chuàng)意上，而是如何實(shí)現(xiàn)。但到了PPT年代，各種方便的一鍵化操作讓實(shí)現(xiàn)的過(guò)程變得簡(jiǎn)單，大部分時(shí)間留給了創(chuàng)意。因此勞動(dòng)幅度變少，但思考PPT怎么做的過(guò)程大大增加。
如今，只需要有投影儀或者大屏電視機(jī)，連上電腦就能很方便地使用PPT做演示，形式也不僅局限于圖文，還能插入視頻等其他附注，幫助演講者更好地了解和闡述所表達(dá)的內(nèi)容。對(duì)于受眾而言，尤其是在教育市場(chǎng)中，由于信息被拆解成聲音圖像和文字等各種形式，這種聲情并茂的內(nèi)容也更容易被認(rèn)知與接受。
什么樣的PPT才算“好”？
黃浩認(rèn)為，PPT做得好與不好，一個(gè)較好的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是能夠配合演講者表述得清楚明白，既傳遞了信息量，又表述了重點(diǎn)。
人獲取信息需要通過(guò)文字圖像聲音等各種方式互相配合，一天中接觸的信息量太多，會(huì)產(chǎn)生信息爆炸的感覺(jué)，因此如何平衡PPT中的信息量，以及如何在信息量中突出表達(dá)的重點(diǎn)，這件事比動(dòng)手做PPT本身更加重要。
PPT還需要照顧顯示設(shè)備，大部分的電腦或電視屏幕是16:9，商業(yè)大屏是21:9，不同的寬高比，決定了屏幕上填充的視覺(jué)元素有所不同。使用PPT模板能很大程度上解決審美的問(wèn)題，并能達(dá)到事半功倍的效果，但也非�？简�(yàn)制作者對(duì)于PPT用途和場(chǎng)合的理解，比如在商業(yè)提案中選用蘭花草風(fēng)格的模板顯然就不匹配。
有些大公司產(chǎn)品發(fā)布會(huì)的PPT需要長(zhǎng)時(shí)間打磨，設(shè)計(jì)費(fèi)用也很高，這是因?yàn)镻PT中的設(shè)計(jì)元素都要精細(xì)化處置，還要平衡好每一頁(yè)的信息量與受眾接受信息的時(shí)間，素材、文稿都要不斷地與演講者去配合，是個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。未來(lái)有了AI技術(shù)的加持，或許能夠提高做PPT的基本水準(zhǔn)，但如果要追求更好的效果，可能還是PPT高手會(huì)更勝一籌。
用Word還是PPT？適合的才是最好的
作為辦公軟件的Word同樣有著強(qiáng)大的功能，喬布斯甚至說(shuō)過(guò)：“知道自己在說(shuō)什么的人根本不需要PowerPoint�！睘槭裁碬ord沒(méi)能取代PPT？黃浩表示，顯示設(shè)備與使用場(chǎng)景的不同，決定了對(duì)于Word文檔和PowerPoint幻燈片會(huì)采取截然不同的處理方式。(總臺(tái)中國(guó)之聲記者鶴佳 楊揚(yáng))
Word本身并不是用于屏幕展示的軟件，其編排格式都以印刷為核心；而PPT則是放在屏幕上，通常不直接作為打印內(nèi)容。正因此，Word會(huì)有頁(yè)邊距方便打印裝訂，字體方面也多為宋體，而PPT的字體多為微軟雅黑等。
當(dāng)然，很多時(shí)候Word要比PPT更高效地傳達(dá)信息，在職場(chǎng)中也不必拘泥于一定要使用PPT完成某項(xiàng)工作，適合的形式才是最好的。如果過(guò)度追求形式感，到最后可能泛化演變?yōu)樾问街髁x，反而帶來(lái)額外的時(shí)間和效率上的浪費(fèi)。
責(zé)任編輯：崔景靚
